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電子定款認証はどうやれば良いのか

定款は会社の基本的なルールを取り決めしたもので、従来は作成したものを紙に印刷を行ってから保管するのが一般的でした。

最近では電子データで作ることも認められるようになっており、この電子データで作成した定款を電子定款と呼んでいます。但し、電子データで作成をしても、それを印刷して認証手続きを行うものは電子定款ではありません。

認証までを電子媒体で行うのが電子定款の特徴です。電子データで定款認証を行う方法は、従来と同様にパソコンを使って定款を作成します。

次に、印刷を行うのが紙による定款認証、電子データに署名を行ってから公証役場で定款認証手続きを行うのが電子定款の大きな違いです。

電子データを作成する時にはワードなどの文書作成ソフトを使えば良いのですが、電子認証を行う時には、ワードなどのデータをPDFに変換しなければなりません。

PDFに変換するソフトは無料のものもありますが、電子署名を付与出来るソフトが必要です。

電子署名を挿入することは、デジタル文書が正しいことを証明するもので、これが出来るのはアクロバットと呼ぶ有料ソフトのみです。PDF変換が完了した後は、電子署名を付与することになるわけですが、市区町村の村役場で住民基本台帳カードを取得します。

ICカードリーダライタを使って住民基本台帳カードを読み取る、法務省のウェブサイトに用意が行われているPDF署名プラグインソフトをダウンロード、電子署名の挿入の流れで行います。

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